役割分担の考え方

会議の場での役割として、ファリシテーショングラフィッカーとファシリテータという役割があります。よくある５人、６人の会社の会議や打ち合わせでは、ファシリテーショングラフィッカーとファシリテータを別々の人がやると、議論に主体的に関わる人が２人減り、出てくる意見が減ってしまうため、ファシリテーショングラフィッカーとファシリテータの役割を１人で行うことが多いのではないか、と思います。

今回はファシリテーショングラフィッカーとファシリテータを兼任する場合と、2人で分ける場合について整理したいと思います。

1人でその役割の双方を担うことは圧倒的に大変です。やることいっぱいで大忙しです。ファシリテータとして、議事の進行や参加者の意見を聴いたり、引き出しつつ、ファシリテーショングラフィッカーとして、出てきた意見やプロセスを書き取り記録していくことが求められます。人はかくスピードより話すスピードの方が圧倒的に速いので、かくだけでもすごく大変です。

構造的にかいたり、まとめたりしようと思うと更に大変です。ただ、メリットもあります。議論のスピードが速くなりすぎたときは、流れの中で自然にメンバーに「書くのが追いつかないので、○○はこういうことですか？」と確認をしながら進めることで場をフォールドすることが出来ます。出てきた意見の整理を会議を進めながらやるには兼任でやっている方がタイミングが計りやすかったりします。

では、どんなときには２人で行うと良いでしょうか？参加者が多いときや、複雑な議論をするときには、２人で進める場合もあります。２人で進めるとファシリテーショングラフィッカーは書くことやまとめることに集中出来ます。ファシリテータも進行に集中できます。

また、参加者はファシリテータと目線をあわせて議論することができるので、落ち着いてその場に参加することができます。

ただし、デメリットもあります。ファシリテーショングラフィッカーとファシリテータ、２人の呼吸が合っていないと議論がスムーズに進まなかったり、かいてあるものをうまく使って議論を深めることができなくなります。役割を担う２人が“あうん”の呼吸であっているくらい、旧知の仲であれば、進め方で苦労することは無いかもしれませんが、知らない人同士であればなおさらあわせるのが難しくなります。

自分がのぞむ会議や打ち合わせの場がどのような場でどれぐらいの人数が参加するのか。　環境や進め方を元に役割分担も事前に決めておくとより良い議論ができるのではないかと思います。